【要領を良くする】仕事が出来ないから忙しいと勘違いしてる人。
どうも、コウタです。
京都を拠点に完全独学のフリーランスデザイナーとして活動し５年目となります。2016年から禁煙をキッカケに始めた毎日ランニングは1,400日(2020年10月現在)を突破しました。
僕がお仕事をする中で、顧問契約や半専属・専属契約のクリエイターとして会社の一員としてお仕事をさせてもらうことがあります。
仕事のレスポンスの観点からしても、「仕事の依頼 → 見積りを出す → 作業に取り掛かる」といった流れよりも、ある程度想定出来る範囲の業務を予め組み込んで契約しておいて、「仕事の依頼 → 作業に取り掛かる」という工数が最短の流れを作っています。(これについてはまた今度話しますね)
いわばチームの一員として働いているので、俗に言うチーム内での雑務もある程度はこなさなければなりません。
最近はそんな感じの、僕のようなフリーランスや兼業の方がチームに属することが多いのですが、チーム員の足並みが必ずしも揃っているわけではありません。
そんな中「みんなでやろう！」と言ってることに対して、自分だけが出遅れていたり、忘れていたりするとせっかくのチーム力が台無しになってしまいます。
ということで今回は、「要領を良くする」仕事が出来ないから忙しいと勘違いしてる人についてお話ししたいと思います。
Index
まずは行動の優先順位を考える。
僕がチームとして仕事をする中で、仕事が出来ない人の中で最も多いと思うのが「行動の優先順位を考えるのが下手な人」です。
料理なんかで言えば、パスタを茹でるのに約７分ほど掛かるとして、ソースを作るのに７分掛かるとしたら、先にパスタを茹で始めてからソースを作り始めれば、ソースが出来てからパスタを茹で始めるのより７分の短縮になりますよね。
料理というレシピが決まっている中で、この行動の優先順位は簡単に考えることが出来るんですが、これが仕事となればひと味違ってきます。
今抱えているスケジュールがある中で、突然入ってくるスケジュールを既存のスケジュールの中のどこに入れるかという判断を、その時その時で行う必要があるんです。
スピード感を持って仕事をする上で、このスケジュールの組み方が全てと言って良いほど大切なことで、これが出来てない人は「簡単な仕事(数秒で終わる作業)」を後回しにしてしまいがちになってしまうんです。
例えば「確認お願いします」の返事が１分で返せるのにも関わらず、先に入っていた１時間掛かる作業を優先してしまうと、返事は１時間後になり、相手を１時間待たせることになるんですね。
この時考えないといけないのは「相手の作業を１時間遅らせている」ということなんです。
こういったことを防ぐ為に、先ずは行動の優先順位上手く立てる努力をして、圧倒的に効率のいいスケジュール組を臨機応変にパズルのように組み替えていかないといけません。
これは、１日を通してのスケジュールだけでなく、１ヶ月、１年単位でも言えることです。
小さな仕事は溜めずに先回しにするのがコツ。
そんな中で、僕が１番重要視していることが「掛かる時間と効果 = コスパ」で、その１つの行動をした時にもたらす影響を考えて動くようにしています。
例えば先ほどの、自分の返事が１時間後になることで「相手の作業を１時間遅らせている」といったシチュエーションを作ってしまうとした時に、相手の作業が１時間あれば終わるようなことであれば、自分の用事が終わる１時間後には相手の作業も終わっているということになりますよね。
これはどういうことかと言えば、納品を１時間短縮するということになるので、費用対効果的に経費が１時間分削減されるということに繋がるんです。(空いた時間で別の仕事を頼めばいいので)
ケースバイケースなので難しいのですが、大まかに言えば「小さな仕事を溜めずに先回しにすること」で、圧倒的に仕事のサイクルが上手く回るようになります。
この時に「相手が求めている情報はどの程度の強度のものか？」を明確にすることが大切で、「OKです！」だけで済むような返事に、わざわざ１時間も２時間もかけて返事用の資料を作っている人間はおバカちゃんということです。
スケジュール効率を圧倒的に良くする「ながら行動」
僕はそんな感じの基準で行動には優先順位をつけていて、加えてクライアントさんに指示をする時は、出来るだけ「ながら行動」をするようにしています。
例えば、僕は日課で毎日ランニングをしているのですが、お仕事としてやっているYouTube動画の編集で「動画を書き出す時間」があって、その時間はパソコンを触ることが出来ません。(スペック的にカクカクするので)
なので、僕は動画を書き出している約20分~30分くらいの間にランニング行って、そのランニング中に「サムネイルのデザイン」や「タイトル」を考えたりしています。
で、ランニングが終わって帰ってきたらすぐにシャワーを浴びるので、自分が考えたサムネイルに入れ込むキーワードやタイトルをクライアントさんに投げて、そのやりとりをしながらシャワーを浴びています。
大体シャワーを浴びている間に、ある程度のキーワード選定の打ち合わせは終わるので、シャワーが終わったらすぐ、すでに動画の書き出しは終わっているので、すぐにサムネイルの制作に移ります。
こんな感じで僕は「ながら行動」をすることで、日常に必要不可欠な行動の中にも仕事を組み込んだりしながら、スケジュール進行を圧倒的に効率化しています。
SNSでシェアをするのに15秒もかからない。
例えば、あなたが今日食べる食事を悩んでる時間や、商品の注文を待っている時間、無駄なゴシップニュースを読んでいる時間、電車で移動してる時間に、15秒という空き時間を作ることは出来ませんか？
スマホは100m先の障害物の先にあるわけではなく、ほとんどの場合は必ず手元にあるわけで、誰がなんと言おうとSNSでの投稿やシェアは簡単な仕事なんですね。
僕はコンテンツを作る立場からして、先日もブログに書いたんですが「コンテンツは相手に届けて初めてコンテンツになる」と思っています。
関連記事 : 【コンテンツが伸びない原因】作ったら終わりじゃなく届けるまでが作品である。
この圧倒的に簡単な「SNSでのシェア」という作業がもたらす効果はバカに出来なくて、100人の社員全員が一斉にシェアを行った時の影響力は結構凄まじいものがあります。
たった15秒で簡単に出来る絶大な広告活動の優先順位が、忙しいので明日になる、忘れてしまう、なんて人は絶対に仕事が出来ない人です。(コンテンツを作る資格はない)
その行動の先をイメージする力。
SNSでのシェアの優先順位を下げたり、忘れたりするようなレベルの意識でコンテンツを作っていては、クオリティが均衡している今、人の目に入る前に埋もれてしまいます。
僕らはそういった、行動の先をイメージしないといけないし、その想像力を働かせながら「行動の優先順位」をつけていかないといけません。
YouTube動画でも、後から伸びていくことは稀なので、アップロードした瞬間にいかに多くの人の目に触れさせるかが重要になるので、初速が一番大切なんですね。
加えて、再生数や高評価が伸びればおすすめ動画にも載りやすくなるので、まずは初速の勢いを大切にして、出来るだけ多くの人に届けるのが最重要です。
こんなことは想像力を少し働かせれば分かることを、どんな簡単な作業であれ僕らは意外と費用対効果を気にせずに、簡単な仕事だからと後回しにしがちなんです。(忘れるヤツもいっぱいいる)
そして、スケジュールを効率化するということは、それだけ「休憩時間」も増えるということに繋がるんですが、これも想像出来ていない人が圧倒的に多いです。
要するにYouTube動画のアップロードで言えば、初速が一番大切なので、アップロードする前やした瞬間に告知をしっかりSNSで行うことで２倍の速度の波に乗ることが出来ますが、翌日シェアしたとしても、そこにはもう0.5倍の速度の波しかありません。
ということは、その1.5倍の波を取り返す行動をしないといけなくなるので、結果的に作業量が1.5倍分増えてしまうんです。
こういう時に、行動の先をしっかりと想像して、簡単且つコスパの高い作業を先回しに出来るような想像力を持つことが僕は大切だと思っています。
きっと僕らの技術は、この情報社会の中で均衡していてそこまで大きな差はなくなっていると思うんですが、「行動の優先順位」を想像力を働かせて最適解を選べる人が「仕事が出来る人」だと思っていて、これは誰にでも出来ることだと思っています。
想像力を持って仕事をすることで、技術は他と同じでも、相手への見え方や印象も変わって来るので、一度自分の行動に落とし込んでみてください。
一緒に頑張りましょう。
では、またね。
